Trong bài viết này, hãy cùng In Anh Thư tìm hiểu định nghĩa phong bì là gì? ý nghĩa và tác dụng của phong bì trong công việc kinh doanh cũng như trong giao tiếp hàng ngày của mỗi cá nhân.

Định nghĩa sơ bộ thì phong bì (Envelope) là dạng bao bì giấy chuyên dùng đựng các ấn phẩm mỏng, phẳng được sử dụng thường xuyên trong văn phòng công ty để đựng công văn, giấy tờ, báo giá, hợp đồng… và đựng tiền phục vụ cho việc trao đổi mua bán kinh doanh. Ngoài ra phong bì còn được sử dụng nhiều trong cuộc sống hàng ngày cho mục đích quan hệ xã hội của cá nhân, gia đình như dùng đựng thư từ, bưu thiếp, tiền mừng, đựng giấy mời… Chính vì thế không chỉ đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh mà phong bì còn rất hữu ích trong cuộc sống hàng ngày

Phong bì là gì? cùng In Anh Thư định nghĩa về phong bì thư

Cấu tạo và cách thức tạo nên mẫu phong bì thư:

Phong bì thư gồm 3 phần chính cấu tạo nên là phần thân, phần nắp, và phần tai dán. Với những phong bì đựng hồ sơ loại dày thì có thêm cả phần hông để chứa được nhiều tài liệu và phần khuy để buộc dây cố định giữa nắp và thân thay vì làm nắp dán thông thường.

Để tạo được một mẫu phong bì thư hoàn chỉnh thì trước đó mẫu thiết kế sẽ được in trên tờ giấy phẳng sau đó tạo khuôn để bế ra được hình dạng và các đường gân, sau đó gấp và dán bằng máy gia công tự động hoặc gấp dán thủ công. Cuối cùng là công đoạn làm keo chờ hoặc băng dính 2 mặt ở phần nắp

Mẫu phong bì thường được các công ty sử dụng thường có kiểu nắp gấp còn mẫu phong bì dùng đựng thiệp, thư hoặc đựng tiền thì được sáng tạo theo nhiều kiểu gập khác nhau như gập chép, gập ốp 2 bên hoặc kiểu rút ống…

Minh họa mọt số mẫu phong bì thư kèm theo cấu tạo tai dán và kiểu dán

Chất liệu giấy làm phong bì thư

Đa số các loại giấy in đều có thể dùng làm phong bì, trừ các loại giấy chuyên dùng cho in bill. Tuy nhiên loại giấy được dùng nhiều nhất để làm phong bì công ty là giấy Offset hay còn gọi là giấy Ford và giấy Couche.

Giấy offset có bề mặt xốp nhẹ, hút mực nên được ưu tiên dùng in phong bì hơn bởi dễ viết được các loại bút mực khác nhau, có thể dùng keo chờ cho phần nắp. Giấy couche có bề mặt lì bóng, ít hút mực nên chỉ viết được bút bi lên và không làm được keo chờ phần nắp nên chỉ được sử dụng khi mẫu thiết kế có nhiều nền màu và nhiều hiệu hứng phức tạp.

Ngoài ra các loại giấy mỹ thuật, giấy kraft nhật cũng được dùng làm các loại phong bì cao cấp đựng thiệp cưới, đựng thư tay hay voucher, thẻ khách hàng…

Giấy in phong bì dùng nhiều nhất là giấy offset (ford) và giấy Couche

Các kích thước phong bì công ty hay dùng:

Kích thước phong bì thường phụ thuộc vào kích thước của ấn phẩm đựng trong nó. Ví dụ như kích thước của các loại bưu thiếp khác nhau thì phong bì cũng thay đổi theo. Tuy nhiên các doanh nghiệp, công thì thường dung 3 kích thước phong bì cơ bản đó là kích thước A4 (25x34cm), kích thước A5 (16x23cm) và kích thước A6 (12x22cm). Trong đó phong bì A4 đừng vừa các tài liệu, văn bản khổ 21×19,7cm, phong bì A5 đừng vừa tờ A4 gập đôi, phong bì A6 đừng vừa tờ A4 gập 3. Ngoài ra còn có một số kích thước khác như 10x18cm, 11x19cm, 22x31cm cũng thỉnh thoảng được sử dùng để đựng các tài liệu, ấn phẩm đặc thù.

Kích thước phong bì A4, A5, A6 được công ty, doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất

Các hình thức in ấn phong bì thư

Có 2 cách in phong bì tối ưu nhất hiện nay là in bằng máy offset và in bằng máy laser màu kỹ thuật số. Nếu in phong bì bằng máy offset thì như các ấn phẩm khác, phong bì thư cũng được in từ các khổ giấy thông dụng, sau đó dùng máy bế khuôn để có được hình dạng mong muốn, rồi gấp dán để tạo thành một chiếc phong bì hoàn thiện.

In phong bì bằng máy in kỹ thuật số cũng in theo quy trình của in offset, tuy nhiên với số lượng ít và cần lấy nhanh thì cách in này có thể in trực tiếp từ phôi phong bì gấp sẵn. Tuy nhiên in từ phôi thì chỉ in được phần mặt trước và phần nắp. Khi thiết kế để in theo cách này cần tối giản các chi tiết mảng màu sát mép vì dó độ sai lệch vị trí khi in.

In phong bì số lượng lớn trên máy in offset công nghiệp

In phong bì số lượng ít lấy ngay trên máy in laser kỹ thuật số

Ứng dụng của phong bì trong kinh doanh và giao tiếp cá nhân

Phong bì là một trong những ấn phẩm không thể thiếu trong kinh doanh và trong cuộc sống giao tiếp hàng ngày bởi không chỉ tính hữu dụng của nó mà giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giúp vật phẩm trở nên trang trọng hơn khi đựng trong nó

Đối với công việc kinh doanh: Phong bì thư không chỉ đơn thuần là để bảo quản tài liệu, giấy tờ gửi cho đối tác khách hàng mà còn góp phần vào việc quảng bá về mặt hình ảnh nhận diện như logo, thông tin à các sản phẩm – dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp.

Trong giao tiếp hàng ngày: Với các mẫu mã kiểu cách khác nhau thì phong bì đang giúp ích rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày như dùng đựng thiệp cưới, thiệp mời, thiệp chúc mừng hay đựng thư tay và đựng tiền…. Nói chung trong cuộc sống thì phong bì giúp giữ kín những điều kín dáo, tế nhị người trao muốn mang đến người nhận.

Phong bì A6 là mẫu thông dụng dùng trong kinh doanh và giao tiếp cá nhân

Để có được mẫu phong bì đep cần rất nhiều yếu tố như: mẫu thiết kế phù hợp chất liệu, kỹ thuật in ấn (kỹ thuật pha màu) và công nghệ gia công hiện đại. Nếu bạn cần thiết kế in ấn phong bì hãy tham khảo dịch vụ in phong bì của In Đông Nam hoặc tham khảo báo giá in phong bì để lựa chọn số lượng, số màu và loại giấy in phù hợp

Nếu cần in phong bì mà chưa có được ý tưởng nào cho mẫu thiết kế, hãy tham khảo một số mẫu phong bì đẹp để có thêm những lựa chọn mới. Ngoài ra còn có rất nhiều mẫu phong bì đẹp khác, hãy tìm trong danh mục đó để có thêm lựa chọn nhé